契約書を作る部署はどこですか？〜企業における契約書作成の担当部署とその役割について解説〜

企業活動において、契約書は取引の安全性や法的な裏付けを確保するために欠かせない重要な文書です。しかし「契約書を作る部署はどこですか？」という問いに対しては、企業の規模や業種、組織の体制によって担当部署が異なるため、一概に答えにくい側面があります。

この記事では、契約書作成を担当する部署の一般的な種類と役割、担当部署が曖昧な場合のリスクや対策、さらに部署間の連携体制の重要性について詳しく解説します。これにより、企業内で適切な契約書作成体制を構築するための理解を深めていただければ幸いです。

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契約書を作る部署はどこですか？企業における主な担当部署の種類

契約書の作成担当部署は企業の業種や規模によりさまざまですが、代表的には以下の部署が挙げられます。

法務部（リーガル部）

最も多くの企業で契約書作成を担うのが「法務部」です。法務部は契約内容の法的有効性を確認し、リスクを最小限に抑えるための条項作成や修正を行います。専門的な法律知識を持つスタッフが所属しているため、契約のトラブル防止に重要な役割を果たします。

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総務部・管理部

法務部がない中小企業などでは、総務部や管理部が契約書の作成や管理を担当することが多いです。法的専門知識が乏しい場合もありますが、契約の実務対応や保管管理などの役割を担います。

営業部門

営業担当者が顧客と直接契約を結ぶ場合、営業部門が契約書のドラフトを作成することもあります。ただし、営業が作成した契約書は必ず法務部や専門家の確認を経ることが望ましいです。これにより、法的なリスクを防ぐことができます。

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専門部署（プロジェクト管理部・調達部など）

特定のプロジェクトや調達契約に特化した部署が契約作成を担当することもあります。特に大規模プロジェクトでは専門知識を持つ部署が契約内容を精査し、作成に関わります。

契約書を作る部署はどこですか？担当部署が曖昧な場合のリスクとその対策

契約書作成の担当部署がはっきりしない場合、企業は以下のようなリスクに直面します。

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• 契約内容の法的問題
  法律違反や不利な条項が含まれ、企業に損害を与える可能性があります。
• 社内調整不足
  複数部署の意見調整が不十分で、契約条件に齟齬が生じることがあります。
• 契約管理の混乱
  契約書の保管や更新が徹底されず、管理体制が崩れる恐れがあります。
• トラブル発生時の対応遅延
  担当者不明により迅速な対応ができず、問題が拡大することもあります。

これらのリスクに対して、以下の対策が推奨されます。

• 担当部署の明確化
  社内規定で契約書作成・管理の責任部署を定め、周知徹底します。
• 作成・承認フローの整備
  契約書作成のプロセスやチェックポイントを文書化し、ルール化します。
• 法務知識の教育
  担当者へ基礎的な法務研修を実施し、理解度を高めます。
• 外部専門家の活用
  法務リソース不足時は弁護士など外部専門家に依頼することも検討します。

契約書を作る部署はどこですか？部署間連携と契約作成効率化のポイント

契約書作成は単一部署だけの業務ではなく、社内の複数部署の連携が不可欠です。

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法務部と営業部の連携

営業部が顧客との交渉で得た情報を法務部に共有し、法務部がリスクをチェックすることで、スピーディかつ安全な契約締結が可能になります。

総務部・管理部との調整

契約書の保管や更新管理は総務部や管理部が担当することが多く、作成後の管理面での連携が重要です。電子契約システムの導入で業務効率化を図る企業も増えています。

外部専門家との協働

複雑な契約や新規事業関連契約では、法務部だけでなく弁護士などの外部専門家に依頼し、内容の精査や助言を受ける体制を整えることがリスク軽減に効果的です。

まとめ：契約書を作る部署はどこですか？安全で効率的な契約業務のために

「契約書を作る部署はどこですか？」という質問に対する答えは、一般的には法務部ですが、企業の規模や組織構造によっては総務部や営業部、専門部署が担当する場合もあります。重要なのは、担当部署を明確化し、法務チェック体制や社内連携を整備することです。これにより、契約リスクを軽減し、業務の効率化やトラブル発生時の迅速な対応が可能となります。

契約書は企業の信頼性と法的安全を支える重要な基盤です。自社の状況に合わせて適切な担当部署と連携体制を確立し、必要に応じて外部専門家の活用も検討してください。そうすることで、安全かつ円滑な企業活動を継続できます。